ChatGPT per gli amministratori di condominio: come l’intelligenza artificiale può aiutarli nel lavoro quotidiano

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Tra i tanti lavori che stanno per essere investiti dalla rivoluzione dell’intelligenza artificiale, quelli che hanno a che fare con dati, compiti ripetitivi, creazione di contenuti (non creativi) e relazioni con i clienti vivranno subito degli sconvolgimenti, ma potranno anche godere dei benefici. Tra questi c’è anche l’amministratore di condominio.

I compiti dell’amministratore di condominio (e l’aiuto dell’A.I.)

Giusto per mettere in chiaro le potenzialità di questi strumenti, ho chiesto a ChatGPT (il chatbot gratuito di OpenAI che ha raggiunto i 100 milioni di iscritti in soli due mesi) quanto segue: “Elenca in tabella i compiti dell’amministratore di condominio secondo l’articolo 1130 del codice civile, inserendo una colonna i compiti e in un’altra colonna l’uso dell’intelligenza artificiale per aiutarlo” (questa serie di istruzioni si chiama, in gergo, prompt).

Compito dell’amministratore di condominio	Uso dell’IA
Gestione e manutenzione delle parti comuni dell’edificio	L’IA può essere utilizzata per la programmazione di interventi di manutenzione, la gestione delle forniture e la tracciabilità degli interventi effettuati.
Tenere i registri contabili del condominio	L’IA può essere utilizzata per la gestione automatica delle entrate e delle uscite, la creazione di report e la tracciabilità dei movimenti finanziari.
Rappresentare il condominio in giudizio e fuori di esso	L’IA può essere utilizzata per la gestione delle comunicazioni con gli avvocati, la creazione di documenti giuridici e la tracciabilità delle azioni intraprese.
Convocare e presiedere le assemblee dei condomini	L’IA può essere utilizzata per la creazione di convocazioni e ordini del giorno automatici, la gestione delle votazioni e la tracciabilità delle decisioni prese.
Eseguire le deliberazioni dell’assemblea	L’IA può essere utilizzata per la gestione delle esecuzioni automatiche delle decisioni dell’assemblea e la tracciabilità degli interventi effettuati.
Sorvegliare l’osservanza del regolamento di condominio	L’IA può essere utilizzata per la sorveglianza automatica dell’osservanza del regolamento e la segnalazione di eventuali violazioni.
Adottare, nei limiti stabiliti dalle deliberazioni dell’assemblea, ogni atto di ordinaria amministrazione	L’IA può essere utilizzata per la gestione automatica delle attività di ordinaria amministrazione, come l’emissione di fatture e la gestione dei contratti.

Interessante, non credi?

Che cos’è ChatGPT

In questo video spiego che cos’è ChatGPT, utile se non lo conosci.

ChatGPT per l’amministratore di condominio: esempi concreti

Al di là dei compiti indicati un paio di paragrafi sopra dall’intelligenza artificiale, alcuni dei quali fantascientifici (per esempio la sorveglianza e la gestione dei contatti), ho individuato alcuni modi concreti di integrare ChatGPT nel lavoro quotidiano dell’amministratore di condominio. Gli obiettivi sono quelli di aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del servizio offerto.

Comunicazioni con i condomini

ChatGPT può essere utilizzato per inviare mail o newsletter ai condomini in modo rapido e personalizzato. Questo può essere molto utile per mantenere i condomini informati sugli eventi importanti, sulla manutenzione del condominio e sulle novità. Per esempio, tramite una newsletter o con i messaggi su WhatsApp.

Qualche giorno fa, parlando di questi argomenti con un amministratore di condominio, mi ha chiesto: “Ma posso usare questo strumento anche per rispondere a domande concrete dei condomini? Faccio un esempio: mi chiedono se si può mettere un condizionatore in facciata e lui mi risponde anche a livello normativo?”. Proviamo subito, gli ho risposto.

Ecco l’output:

Per scrupolo ho controllato, e in effetti la citazione dell’articolo 1102 è corretta. Certo, si può far di meglio. Ma basta istruire correttamente il chatbot.

Questi strumenti possono trasformarsi in ottimi aiutanti. Faccio un esempio concreto: Merlin è un’estensione del browser Chrome, basata sull’intelligenza artificiale di OpenAI, che può aiutare l’amministratore di condominio nelle comunicazioni con i condomini. Merlin potrebbe aiutarci a rispondere alle domande comuni dei condomini e offrire informazioni sulle questioni relative al condominio. Non sostituisce, aiuta.

Contatti e contratti con i fornitori

ChatGPT può essere utilizzato per la gestione dei contatti (e contratti) con i fornitori. Per esempio, si può chiedere al chatbot di comporre una richiesta di preventivo per una fornitura per il condominio, una bozza da personalizzare. Per esempio, per la pulizia delle parti comuni.

Oppure direttamente il contratto:

FAQ

ChatGPT può essere utilizzato per creare una sezione FAQ (Frequently Asked Questions, domande frequenti) sul sito web del condominio o dell’amministratore. Questo può essere molto utile per i condomini che hanno bisogno di informazioni sulle questioni relative al condominio, considerando che spesso le domande si ripetono.

Ecco degli esempi creati direttamente da ChatGPT:

Riassunto delle riunioni

ChatGPT può essere utilizzato per creare un riassunto delle riunioni del condominio. Questo può essere molto utile per i condomini che non possono partecipare alle riunioni e per mantenere tutti informati sugli eventi importanti. In pratica ChatGPT può essere usato per riassumere il testo della riunione, precedentemente trasformato da audio a testo (esistono diversi strumenti di speech-to-text, per esempio https://speechnotes.co è gratis). Dal febbraio 2023 Microsoft, che ha investito pesantemente in OpenAI (l’azienda che ha lanciato ChatGPT), ha annunciato l’integrazione di questa opzione in Microsoft Teams.

Marketing e comunicazione

ChatGPT può essere utilizzato per la creazione di piani di marketing e comunicazione per il condominio. Questo può essere molto utile per l’amministratore di condominio che vuole comunicare la sua attività sui social. Ho chiesto all’“oracolo digitale” (lo chiamo così per scherzare) un piano di social media marketing su Instagram per un amministratore di condominio. Ecco che cosa mi propone.

Crea un account Instagram professionale per il tuo business con un nome utente descrittivo e un’immagine profilo coerente con il tuo brand.
Sviluppa una strategia di contenuti: pubblicare immagini e video che mostrino il tuo lavoro, il team e la cultura aziendale, insieme a post che diano consigli utili ai residenti del condominio e che rispondano alle loro domande frequenti.
Utilizzare hashtag rilevanti per raggiungere un pubblico più ampio, ad esempio #amministratoredicondominio #condominio #manutenzione
Interagire con il pubblico: rispondere ai commenti e ai messaggi in modo tempestivo e professionale.
Collaborare con altri account di nicchia su Instagram, come architetti e designer d’interni, per aumentare la visibilità e la portata del tuo account.
Utilizzare le funzionalità di Instagram come le Storie e le Dirette per fornire aggiornamenti sulle attività del tuo team e per creare una relazione più stretta con i tuoi follower.
Monitorare e analizzare i risultati delle tue attività di social media per valutare cosa funziona e cosa no e adattare la tua strategia di conseguenza.

Non male, in effetti. Quantomeno un buon inizio, un po’ generico come lo era stata la mia richiesta. Ovviamente potrei andare molto più in profondità. Per esempio, potrei chiedere di sviluppare uno dei punti elencati. Lui mi ha suggerito di pubblicare, tra le altre cose, dei contenuti. Passando quindi dalla strategia alla tattica, l’amministratore potrebbe creare post sulle attività del condominio, come eventi comunitari, manutenzione o lavori in corso. Oppure creare post informativi su temi legati alla gestione del condominio, come consigli sulla manutenzione dell’edificio o suggerimenti per la sicurezza. Anche in questo caso, possiamo delegare a lui anche la creazione dei post. Chiedo a ChatGPT di elencare 10 tipologie di video che possono animare un profilo YouTube di un amministratore di condominio, con questo prompt: “Agisci come il social media manager di un amministratore di condominio. Indicami 10 esempi di video YouTube che possono animare il profilo e che hanno come target i condomini. I temi devono essere quelli del risparmio, dell’uso delle parti comuni del condominio, delle spese, delle regole del buon vicinato, dei problemi che si solito vi sono in condominio eccetera. Indica titolo del video e 300 caratteri per spiegare lo script.”

Questo è il responso:

“Come risparmiare sulla bolletta dell’acqua” – In questo video, si possono spiegare i consigli per risparmiare sulla bolletta dell’acqua condominiale, come ad esempio la verifica delle perdite o la sostituzione di vecchi rubinetti.
“Come utilizzare al meglio le parti comuni del condominio” – Questo video potrebbe mostrare i diversi modi in cui i condomini possono utilizzare le parti comuni del condominio, come ad esempio la piscina, il giardino o la palestra, e come fare per prenotarle.
“Spese condominiali: come vengono utilizzati i soldi” – Questo video potrebbe spiegare in modo semplice e trasparente come vengono utilizzati i soldi delle spese condominiali e come vengono distribuite le varie incombenze.
“Regole del buon vicinato: come mantenere una convivenza pacifica” – In questo video si potrebbero presentare alcune semplici regole per mantenere una convivenza pacifica all’interno del condominio, come ad esempio non fare rumore di notte o non parcheggiare in modo scorretto.
“Problemi comuni in condominio: come risolverli” – Questo video potrebbe affrontare i problemi più comuni che si verificano all’interno di un condominio, come ad esempio la mancata pulizia delle scale o la scarsa illuminazione, e suggerire delle soluzioni per risolverli.
“Come gestire i rifiuti in condominio” – In questo video si potrebbero spiegare le regole per la raccolta dei rifiuti all’interno del condominio e come evitare di commettere errori che potrebbero causare sanzioni.
“Lavori di manutenzione: come pianificarli e come gestirli” – Questo video potrebbe spiegare come pianificare e gestire i lavori di manutenzione all’interno del condominio, come ad esempio la pulizia delle grondaie o la riparazione delle scale.
“Sicurezza in condominio: come prevenire gli incendi” – Questo video potrebbe presentare alcuni consigli per prevenire gli incendi all’interno del condominio, come ad esempio verificare periodicamente le prese elettriche o non accumulare troppi materiali infiammabili.
“Come organizzare un’assemblea di condominio” – Questo video potrebbe spiegare come organizzare un’assemblea di condominio, come ad esempio la scelta della data, la convocazione dei condomini, la preparazione dell’ordine del giorno e la gestione delle votazioni.
“Come gestire i conflitti tra condomini” – In questo video si potrebbero presentare alcune strategie per gestire i conflitti tra condomini, come ad esempio la comunicazione aperta e trasparente, la mediazione o il ricorso alle autorità competenti.

Ovviamente posso andare ancora più in profondità, facendo scrivere nel dettaglio lo script del video. Magari da far recitare a un avatar virtuale, così non ti devi nemmeno prendere la briga di metterti davanti a una telecamera. Credi che non sia possibile? Scherzi, vero? Te lo mostro. Prendiamo lo script di un video sul condominio, uno di quelli indicati sopra. Chiedo a ChatGPT di scrivermi lo script del video numero 8, quello sulla prevenzione degli incendi. Ecco che cosa ha scritto ChatGPT:

Buongiorno a tutti i condomini, oggi parleremo di un argomento molto importante: la sicurezza in condominio. La prevenzione degli incendi è fondamentale per garantire la sicurezza dei nostri condomini e dei loro beni. Ecco alcuni consigli per prevenire gli incendi all’interno del condominio.

Innanzitutto, è importante verificare periodicamente le prese elettriche e i cavi elettrici, soprattutto in quei punti in cui si accumulano molte spine. Inoltre, è importante evitare di accumulare troppi materiali infiammabili, come ad esempio carta, tessuti o riviste, e di tenere liberi i corridoi e le scale.

In caso di incendio, è importante avere a disposizione un estintore e sapere come utilizzarlo. Inoltre, è importante conoscere la posizione delle uscite di emergenza e sapere come usarle in caso di necessità.

Inoltre, è importante rispettare le norme antincendio e seguire le indicazioni del personale addetto alla sicurezza. Questo significa evitare di utilizzare le scale come deposito per i propri oggetti o di appendere oggetti alle maniglie delle porte.

In conclusione, la prevenzione degli incendi è fondamentale per garantire la sicurezza dei nostri condomini e dei loro beni. Seguendo questi semplici consigli, possiamo tutti contribuire a prevenire gli incendi all’interno del nostro condominio.

Se avete dubbi o domande, non esitate a contattarci. Grazie per l’attenzione.

Per creare l’avatar parlante uso Synthesys.io: mi permette di personalizzare tutto, oltre al testo (che ho ridotto a 1.000 battute), dalla faccia dell’avatar alla sua voce (italiana, di tale Diego), dallo sfondo (che potrebbe essere l’immagine reale del condominio, ad altri dettagli.

Ed ecco il risultato finale:

Perfettibile, certo. Forse un po’ inquietante, ma sappiate che esiste la possibilità di caricare la propria voce e persino la propria immagine (per esempio con Synthesia).

Faccio un altro esempio concreto su come creare un contenuto accattivante senza inventarsi nulla (o meglio senza lasciare troppa libertà al chatbot): posso andare sul sito dell’amministratore e prendere un testo. In questo caso un testo sulle zanzare:

A questo punto vado in ChatGPT e gli chiedo di creare tre post accattivanti, da pubblicare su Facebook, a partire da quel testo:

Chiaramente posso istruire ChatGPT su qualsiasi tema, per esempio i bonus, e chiedergli di creare post ah hoc, magari con taglio diverso a seconda dei canali di comunicazione che uso.

Studiare

ChatGPT permette a tutti i professionisti di rimanere aggiornati e studiare più velocemente. Per esempio consente di riassumere un video YouTube in pochi passaggi salienti, per capire il senso del contenuto ed eventualmente guardare solo quello che interessa. Ecco come fare:

Che cosa ci aspetta?

La rivoluzione dell’intelligenza artificiale è iniziata. Già si intravvedono gli sviluppi futuri. Con strumenti quali Personal.ai possiamo addirittura essere clonati: l’algoritmo chiede accesso al nostro io digitale (mail, messaggi, documenti, video, social, ecc.) e ci sostituisce, per esempio, nella gestione delle relazioni online, rispondendo per esempio su WhatApp come faremmo noi. Oppure strumenti come DoNotPay possono intentare cause e difendere in tribunale.
Esistono intelligenze artificiali per tutto: tenere i conti, stilare bilanci, scrivere contratti blindati e così via. E siamo solo all’inizio. Chiudiamo col botto: con GPTBoss puoi avere una serie di dipendenti non umani.

La conferenza di Milano

Il 24 febbraio 2023 sono stato invitato all’evento dell’associazione Valore Aggiunto per parlare proprio di questo temi. Lo speech si intitola: “Fenomeno ChatGPT: come l’intelligenza artificiale cambia il lavoro dell’amministratore di condominio”.

Gli eventi con Anaci

Il 18 maggio 2023 sono stato ospite di Anaci Trento per parlare di AI per gli amministratori di condominio.

Qui un momento dell’evento con Anaci di Pisa del 14 marzo 2024:

Scarica gratuitamente il libro “IA per amministratori di condominio”

Nel luglio 2024 ho dato alle stampe, per l’editore Ledizioni, il testo “L’intelligenza artificiale per gli amministratori di condominio“, dopo mesi di eventi sul tema insieme a VeryFastPeople. Il testo ha come sottotitolo “Come usare ChatGPT e gli altri chatbot per analisi documentali, verbali, assistenza clienti, marketing, comunicazione e altro” e vede anche i contributi di Francesco Paini per la prefazione, l’avvocato Andrea Broglia per la parte legale e Giorgio Danesi di Copernico per l’integrazione dell’IA nei CRM.
Il libro è in vendita su Amazon, ma è anche disponibile gratuitamente in versione PDF sulla pagina Web di VeryFastPeople, a questo indirizzo.

Ecco la presentazione del testo:

Il libro “L’intelligenza artificiale per l’amministratore di condominio” di Gianluigi Bonanomi, con contributi di Andrea Broglia e Giorgio Danesi, è una guida essenziale per gli amministratori che vogliono sfruttare le potenzialità di ChatGPT (e non solo).

Scoprirai come grazie all’innovativo CRM Copernico, l’amministratore può organizzarsi, delegare, monitorare e coordinare le attività, rendendo lo studio un’azienda dinamica e strutturata. Inoltre, imparerai ad applicare l’IA per analisi documentali, gestione verbali, assistenza clienti, marketing e comunicazione.

Questo manuale pratico, arricchito dalla prefazione di Francesco Paini, ti offrirà tanti strumenti concreti per migliorare l’efficienza e la qualità del tuo lavoro, ottimizzando i processi, risparmiando tempo e potenziando significativamente la gestione complessiva del condominio.