Non tutti sono a conoscenza di cosa siano gli ATS e, soprattutto, di come funzionino: gli “Applicant Tracking Software” (conosciuti anche come “Candidate Management System”) non sono programmi particolarmente popolari presso il grande pubblico. Questo acronimo viene usato abitualmente per identificare quei software che sono utilizzati dalle agenzie di recruiting e dal personale delle risorse umane per raccogliere e organizzare i dati dei candidati durante le varie fasi che compongono il processo di reclutamento, candidatura e assunzione.

Negli ultimi anni la tecnologia ha rivoluzionato il modo di candidarsi delle persone per una posizione lavorativa e, allo stesso tempo, ha dato nuovi strumenti alle aziende per migliorare il processo di selezione. Gli ATS, per esempio, vengono utilizzati dal 75% delle aziende negli Stati Uniti, ed è un trend in continua crescita. Per gestire questo surplus di lavoro, i datori di lavoro sono ricorsi alla tecnologia, allo sviluppo di un sistema di screening automatizzato.

Gli ATS vengono usati per velocizzare l’intero processo di recruiting, per eliminare “quelle” figure che non sono in possesso dei cosiddetti requisiti facendo andare avanti allo stesso tempo quelli invece che li posseggono. Oltre a ottimizzare la gestione del tempo e a far risparmiare alle aziende un bel po’ di denaro, questi software offrono una serie di vantaggi. La pubblicazione su diverse piattaforme è uno di questi: il multiposting e il monitoraggio degli annunci sono due funzioni apprezzatissime dai recruiter, così come la possibilità di organizzare colloqui/interviste o ricevere feedback anche dagli altri membri del proprio team di recruiting. Sul mercato sono disponibili più di un centinaio di questi software e non tutti analizzano, classificano o filtrano i dati allo stesso modo.

Un esempio di ATS molto popolare è InRecruiting di Zucchetti:

Ecco come “ragionano” gli ATS

Sono moltissime le aziende che hanno deciso di adottare un sistema automatizzato di recruiting allo scopo di migliorare il processo di ricerca e selezione. La prima cosa che devi sapere è che la maggior parte dei CV che invii/hai inviato alle aziende vengono gestiti da un software di questo tipo. Solitamente se sei in possesso dei requisiti necessari potrai accedere alla fase successiva ed essere contattato da un recruiter in carne e ossa; se non li hai, purtroppo, riceverai la classica e-mail automatizzata con tanto di finti ringraziamenti e tanti “blablabla”.

Gli ATS non fanno altro che analizzare i database in possesso dell’azienda/agenzia di recruiting e in base alle keyword inserite nella cosiddetta “job description” proporranno una serie di differenti risultati. Questi software, poi, confrontano le keyword richieste per una determinata posizione lavorativa con quelle in possesso dei candidati presenti nel database: successivamente, il programma proporrà ai recruiter tutti i CV con le parole chiave richieste. Come ti ho detto in precedenza, sul mercato sono disponibili diversi software di questo tipo e, nonostante alcune differenze, sono piuttosto simili tra loro: in tutti i casi, la selezione dei candidati avviene attraverso l’uso di parametri/filtri/criteri piuttosto semplicistici.

Alcuni ATS utilizzano i social network per identificare i profili giusti: per questo motivo, ti consiglio di inserire nei vari Facebook, Instagram, Twitter e compagnia bella qualche parola chiave riguardante la tua professione lavorativa: in futuro, infatti, potresti essere contatto per qualche proposta piuttosto interessante. Se invece stai cercando una nuova occupazione, ricordati sempre di inserire nel tuo curriculum delle keyowrd specifiche. Per capire quali inserire, devi sempre studiare e analizzare l’offerta di lavoro che ti interessa, individuando le competenze richieste. In questo video spiego come:

Gli ATS sono in forte crescita

Il mercato dei software ATS è in forte crescita: le aziende di qualsiasi dimensione hanno sempre di più la necessità di organizzare le informazioni sui propri dipendenti o su quelli futuri. I sistemi di tracciamento di questo tipo cercano di snellire il più possibile il processo di selezione. I recruiter, infatti, possono cercare i CV memorizzati negli archivi di questi programmi in diversi modi: attraverso la visualizzazione, una serie di classifiche oppure le classiche parole chiave. Nel primo caso i reclutatori analizzeranno velocemente il curriculum di un candidato alla ricerca di alcune competenze o skill particolari. Nel secondo caso, invece, cercheranno di confrontare il CV con la “job description” e lo classificheranno in base a una serie di parametri. Nel terzo caso andranno semplicemente alla ricerca delle keyword che sono state utilizzate nell’offerta di lavoro: nella maggior parte dei casi si tratta dell’esperienza lavorativa maturata in precedenza, della posizione ricoperta o delle abilità dimostrate in determinate situazioni e via dicendo.

Gli ATS sono sempre più smart

L’intelligenza artificiale ha rivoluzionato anche questo settore: gli ATS sono diventati così “smart”. In che modo? La ricerca semantica e il “resume parsing” hanno stravolto il processo con cui vengono estratti/convertiti/organizzati i dati contenuti in un documento come il classico curriculum vitae. Per analizzare in modo dettagliato un CV, un recruiter impiega un po’ di tempo: con un normale ATS vengono ricercate le parole chiave, la loro frequenza e pianificati anche i possibili colloqui, oltre a feedback e valutazioni sugli stessi. Con un ATS di tipo “intelligente”, invece, un reclutatore può ottenere delle informazioni ancor più dettagliate (soprattutto per quanto riguarda il discorso delle competenze) che possono essere utilizzate per ricerche ancor più precise e circoscritte.

Ci sono ATS per tutte le esigenze e aziende

Sul mercato sono disponibili diverse tipologie di ATS che cercano di soddisfare le esigenze di tutte le aziende. Tra i più utilizzati puoi trovare Workday e Hire vengono utilizzati da società di medie dimensioni, mentre Oracle Taleo può contare su oltre 20 milioni di utenti. ICMS è un altro dei software più apprezzati sul mercato, così come Jobvite. Un discorso particolare lo merita senza dubbio Recruiter, uno strumento (è disponibile in due versioni) creato ad hoc dalla stessa LinkedIn che permette alle aziende di selezionare il profilo giusto attraverso una ventina di filtri e un database di oltre 700 milioni di utenti.

Anche gli ATS possono sbagliare!

Questi software che scansionano centinaia di migliaia di CV tendono a funzionare un po’ tutti allo stesso modo, soprattutto per quanto riguarda i criteri di selezione. Purtroppo, gli ATS non sempre funzionano in modo corretto e, in più di un’occasione, si sono resi protagonisti di topiche clamorose. Una gravidanza, un problema famigliare o la semplice difficoltà a trovare un’occupazione in un momento particolare possono diventare un problema per il curriculum di un candidato. Perché questi programmi hanno la tendenza a leggere questi periodi di inattività in un modo piuttosto semplicistico, rispendendo al mittente il CV del candidato. I fallimenti ottenuti da questi programmi sono numerosi e la loro “limitata” intelligenza nel processo di selezione è testimoniata da una serie di errori piuttosto famosi. È ancor più surreale sapere che le stesse aziende sono consapevoli di quanto possano essere poco attendibili questi software: molti recruiter hanno dichiarato di essere a conoscenza del fatto che questi strumenti rifiutino anche candidati validi. Purtroppo, non è facile sistemare questi programmi per ottimizzare il processo di selezione: in molti casi bisognerebbe completamente riprogrammare il tutto.

Questi software automatizzati, purtroppo, stanno diventando un grosso problema, soprattutto nei paesi tecnologicamente più avanzati. Se la tecnologia ha reso più semplice per le persone trovare un lavoro, al tempo stesso sembra essere il primo ostacolo da superare: ed è un peccato perché l’intelligenza artificiale potrebbe essere un valido aiuto anche in questo campo.

Next step: la selezione fatta da un’intelligenza artificiale

A metà 2022 tutti i giornali hanno rilanciato una notizia:

Il primo colloquio di lavoro adesso si fa con un’intelligenza artificiale

Di che cosa si tratta? Il candidato si collega in videoconferenza e scopre che l’addetto per la ricerca del personale sembra un personaggio dei videogiochi. Si chiama Algho, appare come un avatar 3d dalle fattezze umane, in realtà è l’elemento interattivo di una piattaforma di intelligenza artificiale sviluppata dalla senese Questit.

I responsabili dell’azienda toscana tengono però a sottolineare che:

“Questo strumento non sostituisce completamente i reclutatori ma li aiuta a ottenere una sorta di classifica dei migliori candidati. Una sorta di pre-selezione che può essere realizzata in pochissimo tempo.”

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