Essere sui social network (anche se dovrei dire: “essere social”) e sul Web è fondamentale per qualsiasi azienda o brand: è importante farlo in modo efficace e trovare gli strumenti adatti e stabilire una strategia social mirata. L’immagine di un’azienda è definita dallo stesso brand e anche dagli stessi dipendenti: la comunicazione diventa fondamentale. Per farlo in modo efficace sui vari Facebook, Instagram, Twitter e compagnia bella (persino TikTok e Twitch!) è importante conoscere tutte le funzionalità offerte da queste piattaforme e considerare non solo benefici e vantaggi, ma anche i possibili rischi causati da una pessima gestione mediatica. Per tutelarsi dai cosiddetti danni collaterali, la maggior parte delle aziende presenti sui canali social ha predisposto una “Social Media Policy”: una serie di regole che i dipendenti devono seguire quando utilizzano una di queste piattaforme di comunicazione.

Anche la Camera dei Deputati ha la sua policy pubblica:

Che cos’è una Social Media Policy?

Si tratta di un documento indirizzato al personale della tua azienda in cui vengono stabilite le cosiddette “regole d’ingaggio” per quanto concerne l’uso corretto dei social media (sia internamente, sia esternamente). Dai comportamenti da tenere sul web fino ai commenti o ai post da scrivere, la Social Media Policy non è altro che un prezioso vademecum che aiuterà te e il tuo personale a gestire il delicato rapporto con i clienti in Rete. Di solito le aziende hanno una Social Media Policy interna per regolare la comunicazione tra l’azienda e i suoi stessi dipendenti e una esterna per stabilire il comportamento da tenere con i propri clienti/utenti in Rete.

Per esempio il Pescara Calcio presenta, contrapponendole, da una parte la policy interna e dall’altra quella esterna:

Insomma, un manuale di comportamento con tanto di indicazioni, norme e persino sanzioni da condividere con il personale aziendale: tenere un buon comportamento sui canali social è fondamentale per evitare guai ed errori potenzialmente devastanti per il proprio business.

Come scrivere una Social Media Policy

Scrivere una Social Media Policy è il primo passo che un’azienda deve compiere: è importante regolare la comunicazione tra l’azienda e i suoi dipendenti. Innanzitutto, devi specificare a cosa serve il documento, a chi è rivolto e chi intende tutelare. Una SMP interna, per esempio, deve innanzitutto stabilire e definire in modo chiaro il comportamento che il personale aziendale deve tenere sui social network.

Per un Social Media Manager (o per chi scrive un documento di questo tipo, a volte il responsabile HR) è importante essere chiaro e preciso (deve essere letto e compreso da tutti) nel momento in cui si trova a spiegare un determinato argomento o una particolare norma: è fondamentale specificare cosa ci si aspetta dal proprio dipendente o dal cliente in ogni possibile situazione. Dulcis in fundo, devi ricordare a tutti che il documento che stai redigendo ha valore legale: scrivilo in un linguaggio coerente con quello della tua azienda ed evita l’uso di termini burocratici o estremamente prolissi (vedi il “legalese”).

La prima regola da seguire è far capire ai tuoi dipendenti a cosa serve una “Social Media Policy” interna e quanto sia importante per la tua azienda il rispetto di tali norme comportamentali, onde evitare inconvenienti spiacevoli e possibili problemi. Devi individuare le principali norme di comportamento che i tuoi dipendenti/collaboratori devono osservare nel momento in cui accedono ai social network tramite un account aziendale oppure uno personale, quando si parla direttamente o indirettamente dell’attività svolta o del ruolo ricoperto e così via.

Per esempio, se la tua azienda è presente su tutti i principali social media è importante stabilire in modo chiaro e preciso le priorità e le finalità di ogni canale utilizzato. Se utilizzi Facebook per avere un’interazione migliore con i tuoi clienti/utenti, durante una campagna mediatica vanno stabilite delle norme ad hoc. Se con Twitter gestisci la comunicazione ufficiale della tua azienda hai bisogno di altre regole, idem su un social network come LinkedIn, dove ti trovi a interagire con un pubblico di professionisti e spesso con i dipendenti stessi della tua azienda.

ATM presenta LinkedIn così:

Una finestra rivolta a professionisti e al mercato del lavoro, che vuole dare visibilità alle opportunità di carriera e raccontare l’Azienda a 360 gradi.

Inail parla così di YouTube:

È lo strumento per veicolare i contenuti relativi alla multidimensionalità delle funzioni svolte dall’Inail attraverso la forza comunicativa dell’immagine in movimento, dare visibilità agli eventi, diffondere e supportare le campagne informative, valorizzare l’archivio storico dell’Istituto e i progetti della sala multimediale e sperimentare il live streaming.

Ogni social network va gestito con un’attenta pianificazione e in modo professionale nella consapevolezza che nel web non esiste una vera e propria separazione tra pubblico e privato: un utilizzo scorretto, infatti, può danneggiare anche gravemente l’immagine e la reputazione dell’azienda (e delle persone che ci lavorano).

Una sospensione o una cancellazione del profilo aziendale può avere ripercussioni sulla crescita dell’azienda, mentre l’uso scorretto di materiale tutelato dal copyright o un linguaggio non appropriato possono portare a cause legali con richieste di risarcimento e così via. La tua Social Media Policy deve essere chiara e precisa e, soprattutto, deve tutelare tutti: è responsabilità di tutti i dipendenti rispettarla. È importante incoraggiare i propri dipendenti/collaboratori a essere sempre responsabili, rispettosi e professionali sui social media, indipendentemente da quello che c’è scritto nella policy aziendale.

Va detto, se necessario, anche a cosa NON servono i canali di comunicazione. Ecco l’esempio di Roche:

Effetti indesiderati o eventi avversi relative a prodotti Roche
Gli utenti che ritengono di aver avuto un effetto indesiderato o una reazione dopo l’assunzione di un prodotto Roche, sono invitati a riferirlo immediatamente al proprio medico, a un farmacista o a un altro operatore sanitario.
Vi ricordiamo che questa pagina non è deputata alla segnalazione di eventuali effetti indesiderati e/o eventi avversi.

Lo stesso fa Iren:

Assistenza clienti

Attualmente i canali social non possono essere considerati canali di assistenza paragonabili ai contact center del Servizio Clienti del Gruppo.

Eventuali richieste ricevute attraverso i diversi sistemi di messaggistica integrata delle rispettive piattaforme, saranno reindirizzate ai canali opportuni di contatto.

Le 5W della Social Media Policy: l’esempio del Comune di Monza

Il Comune di Monza ha pubblicato online in PDF la sua social media policy. Vi si trova anche un paragrafo dove, usando la tecnica delle 5 W del giornalismo, racconta il team che gestisce i social:

• CHI è il social media manager
• COME: quali sono le regole
• COSA: i contenuti
• QUANDO: gli orari del social media team
• DOVE: la sede di lavoro del team

Vi si trovano anche delle tabelle molto chiare. Questa, per esempio, riguarda i temi da trattare (e da non trattare!) online:

Cosa fare o non fare sui social network

È sempre importante specificare in modo chiaro cosa fare o non fare su un canale social: per esempio, è possibile mettere un “mi piace” a un prodotto o condividere un articolo di un sito? Devi stabilire quali azioni i tuoi dipendenti e collaboratori possono fare: per esempio possono pubblicare una foto scattata in ufficio? Possono commentare un prodotto/servizio aziendale e in che modo? Molto frequente: i dipendenti, per esempio i commerciali, possono parlare dei clienti, per esempio raccontando casi di successo?

Prepara una lista delle cose che possono fare in Rete e sulle piattaforme social che utilizzano e cerca di far capire loro quanto sia importante rispettare certe regole per il bene dell’azienda e per la loro stessa carriera. Rendere “partecipi” i tuoi dipendenti è una delle chiavi per una buona “Social Media Policy” interna: avere dei “brand ambassador” può aiutarti in questo processo.

Per quanto riguarda i comportamenti da evitare in Rete, devi stabilire anche qui una serie di normative precise che il tuo personale deve seguire. Qualcuno ha postato una fake news sulla tua azienda o una serie di commenti negativi su un tuo prodotto: come si devono comportare i tuoi collaboratori? C’è stato un uso improprio del materiale aziendale, che cosa devono fare i tuoi dipendenti?

Se gestisci un account aziendale devi tenere sempre un comportamento corretto, professionale ed empatico con i tuoi utenti/clienti: è importante avere un atteggiamento positivo, saper ascoltare critiche e commenti negativi e, soprattutto, dare risposte in tempi rapidi rispettando la modalità previste dalla social media policy interna. E, soprattutto, devi evitare litigi e non rispondere mai alle provocazioni.

La pubblicazione dei contenuti

Un altro aspetto che devi considerare riguarda la pubblicazione di contenuti e materiale di vario (foto, video, testi e altro) che devono rispondere a una serie di criteri prestabiliti. Questo vale per la pubblicazione di una semplice notizia o per un link a una pagina istituzionale e così via. Chi pubblica un qualsiasi tipo di contenuto deve farlo nel completo rispetto delle norme che regolano la privacy e il trattamento dei dati personali, deve verificare che non ci siano materiali aziendali o informazioni sensibili o che violino le leggi che regolano il copyright. Quindi, prima di pubblicare qualsiasi cosa su un canale istituzionale e privato, ricordati di verificare che i tuoi contenuti siano inattaccabili. Nel dubbio è meglio non pubblicare nulla: richiedi il parere di un social media manager nella tua azienda.

Per esempio nella sua Social Media Policy l’azienda Fenzi specifica:

Con la produzione e pubblicazione dei contenuti FENZI SPA promuove sui propri canali social contenuti testuali, fotografici e video, che nel momento della pubblicazione devono rispondere sempre a tutti i seguenti criteri:

• diffusione di novità relative a progetti, eventi, servizi dell’azienda di concreta utilità per il target;
• attualità della notizia a cui il contenuto social deve riferirsi, con testi e/o immagini che ne testimonino o l’accadere in tempo reale (es. un convegno, una conferenza stampa, una fiera, ecc.) o il realizzarsi in breve tempo (una scadenza, il lancio di un nuovo prodotto);
• link a pagine del sito istituzionale o, dove esistenti, ai siti di progetto, dove si fa riferimento o si approfondisce il contenuto.

Il linguaggio

Il linguaggio che utilizzi deve essere contestualizzato allo stile del social network utilizzato. È ormai assodato che le dinamiche linguistiche utilizzate nei canali social sono diverse da quelle usate nei contesti reali, mentre l’abuso di neologismi è ormai una consuetudine. Ogni piattaforma è diversa e funziona in una determinata maniera e ha un proprio pubblico di riferimento: per ottenere dei buoni risultati devi prestare attenzione ad alcune cose e, soprattutto, ai dettagli. Per esempio, Twitter è uno strumento apprezzatissimo per la comunicazione aziendale (viene considerato l’agenzia stampa del mondo digitale) e per cinguettare al massimo devi sfruttare gli hashtag “#”, “concentrare” i tuoi messaggi in pochi caratteri (dai 140 caratteri degli inizi si è arrivati ai 280 attuali) e farli circolare velocemente. LinkedIn, invece, è la piattaforma professionale per eccellenza ed è stata sviluppata appositamente per permettere ai professionisti del settore di interagire tra di loro.

Quando pubblichi un contenuto per questo canale social ricordati di utilizzare un linguaggio professionale e serio. Una comunicazione sobria ti può aiutare a mettere in evidenza le competenze/qualità della tua azienda e ad ampliare la tua rete dei tuoi contatti e altro ancora. Con Facebook è richiesto uno stile più vicino al pubblico e un linguaggio semplice e “informale”. Un tono troppo confidenziale potrebbe essere persino eccessivo, soprattutto ora che il colosso di Menlo Park si sta orientando sempre di più verso il business mettendosi in competizione diretta con leader indiscusso del settore, sua maestà LinkedIn. Con Instagram invece devi puntare sui i contenuti “personali”, chiaramente accompagnati da un uso sapiente delle immagini e dei video e soprattutto degli hashtag. Con le “Instagram Stories”, infatti, la comunicazione è stata rivoluzionata ancora una volta e sarà più facile per te condividere la quotidianità in ufficio o in azienda.

Come utilizzare un account privato

Il dipendente/collaboratore è tenuto a rispettare le norme di comportamento previste nella policy interna, anche quando utilizza un account privato sui social media. Nel caso decidesse di rendere nota la propria attività lavorativa, il dipendente deve necessariamente specificare la qualifica rivestita all’interno dell’azienda (citando anche l’account istituzionale se disponibile) e ribadire che “le opinioni espresse hanno carattere personale”. In questo modo viene tutelata l’azienda e le persone che ci lavorano.

Chiaramente ogni dipendente può (dovrebbe!) condividere sui propri profili privati il materiale e i contenuti pubblicati sul sito istituzionale dell’azienda. Non può invece divulgare informazioni riservate della propria azienda o di terze parti e altro ancora.

Quando usa il proprio account privato deve evitare di diffondere messaggi minatori o ingiuriosi, commenti e dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti della propria società o di alcuni membri. È tenuto a rispettare la privacy dei propri colleghi e a non divulgare foto, video o altro materiale multimediale senza l’esplicita autorizzazione dell’azienda e delle persone coinvolte.

Senza autorizzazione preventiva non può aprire blog, pagine o altri canali a nome della propria società o che trattino argomenti riferiti all’attività lavorativa svolta. È importante ribadire ancora una volta che i propri contenuti – anche se privati – una volta messi in Rete hanno una cassa di risonanza incredibile, e un semplice post può infatti raggiungere un numero elevato di persone attraverso retweet, commenti e like, alimentando il reato di diffamazione. Per risolvere la questione, puoi far inserire un apposito “disclaimer” nel profilo dei tuoi dipendenti per rendere più semplice la differenziazione tra un account personale e quello lavorativo.

La nota multinazionale fast food Mc Donald’s ha messo online la propria Social Media Policy. Riporto qui la parte che riguarda l’uso dei canali social personali:

Si invita i dipendenti a essere consapevoli dei seguenti aspetti quando utilizzano i Social Media, anche ad uso personale ma in situazioni in cui viene specificamente indicato il marchio McDonald’s :

• Tutto ciò che viene pubblicato su internet può essere letto da manager, colleghi, partner commerciali, giornalisti, concorrenti, fornitori e dal pubblico in generale.
• Invitiamo i dipendenti a pensare a quello che stanno scrivendo nello stesso modo in cui lo farebbero per comunicare con le persone che non conoscono personalmente.
• In particolare, occorre tenere conto delle seguenti linee guida:
  • Non devono essere scaricate e/o pubblicate immagini offensive o inappropriate.
  • Non devono essere scaricati e/o pubblicati commenti offensivi o inappropriati.
  • Non devono essere pubblicati commenti offensivi o inappropriati su colleghi o clienti.
  • Ogni informazione che possa violare qualunque delle azioni e delle procedure di McDonald’s, non deve essere pubblicata.
  • Non si deve fare alcun riferimento a qualsiasi affiliazione a organizzazioni politiche.

• Le informazioni riservate (informazioni finanziarie, lancio nuovi prodotti, attività di business in genere) o proprietarie di McDonald’s non devono mai essere divulgate. I termini e le condizioni applicabili ai dipendenti di McDonald’s già vietano questo in generale, e internet non fa eccezione a questa regola.
• Qualora l’uso di canali di Social Media sia insito nel ruolo lavorativo del dipendente, l’uso personale dei Social Media deve avvenire esclusivamente nel suo tempo libero e non deve includere l’uso dell’indirizzo e-mail aziendale di McDonald’s (qualora il dipendente ne abbia uno).
• I dipendenti non devono mai accedere né utilizzare qualsiasi sito web o servizio riprovevole o illegale utilizzando i dispositivi messi a disposizione da McDonald’s. L’Ufficio IT ha individuato i siti web cui il nostro sistema non permetterà l’accesso. Qualsiasi tentativo di accesso ai siti proibiti dal sistema è bloccato e l’utente riceverà un messaggio all’interno del browser che conferma che l’accesso è precluso. I dipendenti devono essere consapevoli che le pubblicazioni personali nei canali di Social Media possono restare visibili per tutti negli anni a venire.
• Ai dipendenti è severamente vietato utilizzare i loghi e/o i marchi di McDonald’s in qualsiasi situazione personale senza la preventiva autorizzazione scritta da parte del team legale di McDonald’s.

L’uso dei sistemi di messaggistica istantanea

I sistemi di messaggistica  (WhatsApp, Telegram, Signal, Facebook Messenger solo per citare i più utilizzati) stanno diventando delle vere e proprie chat lavorative vale lo stesso discorso dei social network. Anche qui è importante trovare l’equilibrio tra l’utilizzo per motivi di lavoro e quello per scopo privati, soprattutto durante l’orario lavorativo.

È importante ricordare nella Social Media Policy interna che i messaggi scambiati in WhatsApp sono equiparabili a prove documentali e sono moltissimi i casi in cui le chat testuali o vocali usate nell’app di messaggistica di proprietà di Facebook sono state usate come prova in tribunale. Per questo motivo devi adottare una social media policy dettagliata per fornire al tuo dipendente tutte le informazioni su “cosa potrà fare e non fare” con l’account aziendale/privato, quali immagini condividere, quali amici aggiungere, come utilizzare i social network durante l’orario di lavoro e altro ancora.

L’importanza del “Tone of voice”

Quando rappresenti la tua azienda sui canali social è importante scrivere correttamente, rispettando tutte le regole ortografiche, morfologiche, sintattiche e fonetiche previste dalla grammatica italiana. Tra acronimi, sigle, neologismi e un uso smodato della terminologia inglese spesso è una missione impossibile…

Un altro aspetto da definire è il cosiddetto “Tone of voice” che si vuole dare alla comunicazione: lavorare nella pubblica amministrazione richiede un approccio di un certo tipo, nel settore privato un altro. Il dipendente si deve riconoscere nell’azienda/brand per cui lavora: quindi, oltre a scrivere in un italiano corretto e comprensivo devi scegliere uno stile/forma che rispecchi e sia coerente con quello tenuto finora dalla comunicazione della tua azienda.

Quindi, scegli uno stile che sia efficace e al tempo stesso efficace e che sia soprattutto chiaro. Il requisito essenziale di una buona social media policy è la chiarezza: deve essere facilmente comprensibile e memorizzabile e fugare ogni possibile dubbio, soprattutto per quanto riguarda il capitolo “sanzioni e provvedimenti”. Stabilire delle linee guida con quello che si può o non può fare è un’ottima base di partenza, così come avere un glossario o un’infografica/video in cui illustrare quali sono i social attivi nella tua azienda e altro ancora. Prima di far leggere a tutti i dipendenti la social media policy che hai scritto è consigliabile sottoporla al parere dell’ufficio legale, marketing, risorse umane e le altre istituzioni presenti nella tua azienda. Tutelare gli interessi del personale aziendale è fondamentale. Una volta ottenuto il benestare di tutte le parti in causa, puoi far leggere a tutti i dipendenti la social media policy che hai preparato.

Un esempio di Social Media Policy interna (PDF)

Unioncamere Emilia Romagna ha reso disponibile sul proprio sito il PDF della sua Social Media Policy interna. Eccolo:

Esempio_SOCIAL_MEDIA_POLICY_INTERNA_UnioncamereER.pdf

La video Social Media Policy di Xerox

Xerox ha caricato un video sul suo canale Youtube presentandolo così:

Se sei un dipendente o un terzista Xerox che pubblica notizie o informazioni su Xerox correlate al proprio lavoro su blog, forum, social network o qualunque altro genere di social media, queste linee guida sono per te. Queste linee guida si applicano inoltre a singoli consulenti e ad agenzie terze che lavorano per o a nome di Xerox.

Ecco il video (in inglese con sottotitoli in italiano):

Perché scrivere una Social Media Policy Esterna?

Oltre a scrivere una Social Media Policy interna devi prepararne una esterna per regolamentare il rapporto con la clientela e la community. Con lo sviluppo dei social media molti utenti comunicano con le aziende attraverso i loro canali, per qualsiasi tipo di esigenza. La social media policy esterna è fondamentale per regolamentare il rapporto fra gli utenti e chi gestisce le piattaforme social dell’azienda. Si tratta di una relazione delicata perché coinvolge direttamente il nome dell’azienda e la credibilità stessa e del proprio marchio (la cosiddetta “brand reputation”). Una Social Media Policy deve stabilire le modalità di comunicazione con gli utenti (dal trattamento dei dati personali fino all’attività di moderazione e così via), cosa fare in caso di diffusione di informazioni sensibili per l’azienda, commenti negativi, hashtag, post e video creati dagli utenti e altro ancora.

Come scrivere una Social Media Policy Esterna

Tendenzialmente vale lo stesso discorso fatto in precedenza con la preparazione di una Social Media Policy interna. Quindi, specifica a cosa serve il documento, a chi si rivolge e chi vuole tutelare. Per ogni piattaforma social utilizzata è importante definire il modus operandi: spiega in modo chiaro a cosa serve avere un account ufficiale e a cosa non serve. Una volta definito il ruolo e le finalità della nostra pagina/account social devi stabilire una serie di norme/regole comportamentali che gli utenti devono rispettare. Dai comportamenti non tollerati fino ai commenti inappropriati o alla promozione di attività illegali, tutto deve essere regolamentato per evitare spiacevoli sorprese o eventuali strascichi legali. Cerca di essere il più chiaro possibile e di fornire degli esempi esplicativi su quello che è accettato/tollerato e quello che non lo è.

Per esempio nella social media policy di The Math House si legge:

In particolare, verranno rimossi i contenuti:

• politici o di propaganda elettorale;
• spam, che promuovano attività commerciali e a fini di lucro;
• che presentino un linguaggio inappropriato, violento, minaccioso, volgare, ingannevole o in violazione dei diritti di terzi;
• discriminatori per genere, razza, etnia, lingua, credo religioso, opinioni politiche, orientamento sessuale, età, condizioni personali e sociali, disabilità fisica o mentale;
• illeciti o che incitino, promuovano e sostengano attività illecite;
• che divulghino dati e informazioni personali o che possano ledere la privacy e la reputazione di terzi;
• che contengono dati sensibili;
• di carattere osceno, pornografico o pedopornografico o che offendano la morale comune;
• che violino il copyright o che usino impropriamente un marchio registrato;
• che compromettano la sicurezza nazionale o dei sistemi pubblici.

Elenca le possibili sanzioni per chi non rispetta le regole, soprattutto in caso di comportamenti illegali. Stabilire delle sanzioni è un modo piuttosto semplice per conferire autorevolezza alla tua Social Media Policy esterna o interna che sia.

Il Ministero dello sviluppo economico specifica che cosa si intende per moderazione e che cosa accade quando non si rispetta la policy esterna:

La moderazione da parte dell’amministrazione all’interno dei propri spazi avviene a posteriori, ovvero in un momento successivo alla pubblicazione, ed è finalizzata, unicamente, al contenimento di eventuali comportamenti contrari alle norme d’uso: tutti hanno il diritto di intervenire ed esprimere la propria libera opinione in quanto nei canali social del Ministero non è prevista alcuna moderazione preventiva.

Nei casi più gravi – e in modo particolare in caso di mancato rispetto delle regole condivise in questo documento – il Ministero si riserva la possibilità di cancellare i contenuti, allontanare gli utenti dai propri spazi e segnalarli ai filtri di moderazione del social network ospitante ovvero, nello specifico, saranno rimossi commenti e post che violino le condizioni esposte in questo documento.

Se i dipendenti/collaboratori utilizzano la strumentazione informatica dell’azienda è importante stabilire anche un codice di comportamento ad hoc, con le relative sanzioni disciplinari in caso di mancata ottemperanza dei divieti. Una volta preparato il documento ricordati di sottoporlo all’ufficio legale della tua azienda (o a quello di un esterno) e agli altri uffici interessati (marketing, risorse umane e altro) per poter essere approvato e diffuso a tutto il personale lavorativo.

A proposito di tutela legale, spesso si fa riferimento anche alla privacy. Così Trenord:

PROTEZIONE DATI PERSONALI

Si ricorda che il trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate (Twitter, YouTube, Instagram e LinkedIn).

Si rammenta che i dati sensibili postati in commenti o post pubblici all’interno dei canali social di Trenord verranno rimossi. I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati, spediti direttamente ai canali di Trenord, saranno trattati nel rispetto della normativa di legge di tempo in tempo vigente ed applicabile in materia di trattamento dei dati personali.

L’Informativa Privacy di Trenord è consultabile sul sito internet di Trenord, che qui si richiama integralmente ed a cui si rinvia.

Come far rispettare le Social Media Policy

Per controllare ogni possibile violazione alla Social Media Policy aziendale è necessario avere una struttura o del personale preposto per questo compito. L’azienda deve essere in grado di monitorare il comportamento dei propri dipendenti che utilizzano i canali social. Controllare l’attività su tutte le piattaforme social utilizzate dall’azienda di tutti i soggetti coinvolti (compresi gli account personali) richiede una struttura ben organizzata e oliata. Avere sanzioni disciplinari/pecuniarie senza che nessuno possa farle rispettare non serve a nulla. È importante che la Social Media Policy sia facilmente consultabile dai dipendenti/collaborati: preparare una versione riassuntiva o in stile FAQ può essere di grande aiuto.

Il mondo dei social media è in costante evoluzione. Di conseguenza anche la Social Media Policy che hai preparato rischia di diventare obsoleta nel giro di pochi mesi. Senza tener conto dei possibili cambiamenti aziendali per quanto riguarda le strategie di comunicazione e marketing: quindi, aggiorna e controlla regolarmente la tua Social Media Policy su ogni canale social utilizzato dalla azienda. Ricordati che una Social Media Policy ben fatta e aggiornata stimola gli impiegati a utilizzare in modo responsabile i canali social. Un dipendente o collaboratore deve sempre prestare attenzione alla Social Media Policy: deve conoscere le regole della Privacy, deve sapere postare su una piattaforma sociale e cosa può far vedere agli amici o ai famigliari e così via.

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