Nel N. 621 di Personale e Lavoro, rivista dedicata alle risorse umane del Gruppo Isper ho scritto, insieme al dottor Marco Fasoli, un articolo sul tecnostress. Questa l’introduzione:

Le tecnologie digitali hanno introdotto sostanziali modifiche nella sfera lavorativa di un numero estremamente elevato di persone. Tali modifiche, spesso si sono concretizzate nella velocizzazione di molti processi, in particolare quelli comunicativi e organizzativi, e nella creazione di nuove opportunità di business, costituendo un fattore positivo per la produttività. A livello globale, la digitalizzazione delle aziende è stata un processo nel complesso piuttosto rapido e pervasivo, che ha visto emergere nel panorama economico mondiale nuovi attori di primissimo piano, in pochi anni.
A fianco delle numerose opportunità e dei cambiamenti positivi che hanno accompagnato la diffusione delle nuove tecnologie digitali, sono emerse tuttavia anche alcune criticità. Una di queste è il cosiddetto “stress digitale”. Tradizionalmente, con il termine stress si indica quella situazione in cui il carico di richieste cognitive supera le risorse disponibili a fronteggiarle (Lazarus e Folkman 1984). Con il termine stress digitale, come è facile intuire, ci si riferisce allo stress che deriva dall’uso delle tecnologie digitali.

Questa la mia parte dell’articolo:

Il monitoraggio dell’uso della Rete

Il primo passo per risolvere un problema è conoscerlo. Per questo la prima cosa da fare è installare un’app come RescueTime (www.rescuetime.com) per monitorare l’uso che si fa dello smartphone e quanto tempo si usa online e, in particolare, sui social. In realtà tutti i maggiori sistemi operativi hanno ormai integrato una funzionalità del genere: Android, per esempio, mette a disposizione “Benessere digitale” che, tra le altre cose, permette di limitare il tempo perso su alcune app. In ogni caso, una volta capito quali sono le app che provocano problemi, le si può silenziare a tempo anche grazie a Siempo (www.getsiempo.com).

La tecnica del pomodoro

Non ha senso ragionare solo in negativo: lo smartphone può anche essere un ottimo alleato per il lavoro. Per esempio si può usare un’app come Goodtime (https://github.com/goodtime-productivity/Goodtime) per mettere in pratica la tecnica del pomodoro così come immaginata tanti anni fa dal programmatore Cirillo. In pratica si lavora con la massima concentrazione per venti minuti, quindi si fa una pausa. Avanti così fino al quatro ciclo, quando ci si può concedere una pausa più lunga. Ecco, Goodtime aiuta a tracciare tempo e cicli.

La mail bankruptcy

L’impiegato medio controlla la casella email 36 volte ogni ora e ogni settimana impiega 13 ore per aprire, leggere, archiviare, cancellare e rispondere alle mail. A ogni mail ricevuta la distrazione costa 16 minuti per ritrovare la concentrazione su quel che si stava facendo. Che cosa succede se le mail da gestire, ogni giorno, sono centinaia? E soprattutto che cosa succede se si accumula un arretrato impossibile da smaltire? La soluzione esiste, ma è estrema.

Avete mai sentito parlare della “bancarotta delle email”? Un po’ come le aziende che dichiarano fallimento quando i debiti non sono più sopportabili, può capitare che alcuni professionisti accumulino una tal quantità di posta elettronica arretrata da arrendersi, gettare la spugna.

L’espressione “mail bankrupcy”, attribuita per la prima volta a Lawrence Lessig nel 2004, rappresenta una soluzione estrema: si danno per persi i vecchi messaggi e non si risponde più, per ripartire da zero con una casella postale immacolata. Chiaramente bisogna in qualche modo avvertire chi si aspettava una risposta: per esempio inserendo una risposta automatica o un messaggio in coda a ogni nuova mail. Pro e contro di questa opzione: il pro è che chi ri-scrive è davvero interessato o motivato; il contro è che si può fare una volta sola o poco più, pena la perdita di credibilità.

Dimezzare il volume delle email

Meglio evitare di dover arrivare agli estremi appena visti, causa di technostress. Esistono degli strumenti che permettono di comunicare via digitale in modo efficace senza il proliferare di troppe mail.

Il primo esempio è è Slack (https://slack.com): si presente proprio come lo strumento che vuole “ammazzare” le mail. Leggenda vuole che nel 2010 un dei team di sviluppo guidato da Stewart Butterfield (fondatore di Flickr) fosse occupato nello sviluppo del videogioco Glitch, ma il tempo impiegato dai vari programmatori e designer per scambiarsi email e messaggi chat divenne ben presto ingestibile. Il team decise quindi di investire su un progetto parallelo: un’app che permettesse di raccogliere messaggi e allegati di vari servizi mail e messaggistica in un unico contenitore. Dopo tre anni il progetto iniziò a camminare con le proprie gambe.

Il secondo strumento, simile a Slack, è Trello (https://trello.com): la sua bacheca, le liste e le schede consentono di organizzare e stabilire la priorità dei progetti in modo flessibile e, perché no, divertente. Ma soprattutto vi è la possibilità di scambiare messaggi e condividere documenti senza dover inviare decine di email con l’ennesima versione “1.2-DEF.doc” del progetto e intestazioni “RE:RE:RE:RE:FWD: Progetto.doc”.

La task automation

Chi l’ha detto che, in tema di technostress, la tecnologia sia il problema e non, in alcuni casi, la soluzione? In attesa che androidi e intelligenze artificiale risolvano la maggior parte dei problemi degli umani, si può già fare affidamento sui sistemi di automazione per sgravare uomini e donne da molte incombenze. Per esempio strumenti come Zapier (https://zapier.com) e IFTTT (https://ifttt.com) consentono di automatizzare molti compiti (task) integrando servizi diversi. Per esempio è possibile far dialogare Gmail con Dropbox per fare in modo che ogni volta che il capo ci manda un allegato venga automaticamente salvato in una cartella predeterminata. Altro esempio: si possono integrare gli impegni di Slack e Google Calendar. In attesa di avere dei chatbot che parlano con colleghi e capi al posto nostro, è già un piccolo aiuto.

Qui trovi l’intero articolo: